Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan administrasi, antara lain:

1.       Mengingat kegiatan bimbingan dan konseling dilakukan oleh guru  maka sebaiknya pekerjaan administrasi tersebut tidak terlalu menyita waktu mereka. Catatan-catatan yang dikerjakan haruslah bersifat sederhana.

2.      Catatan-catatan pribadi yang dibuat harus dijaga kerahasiaannya.

3.       Semua catatan yang dikumpulkan hendaknya dimaksudkan untuk keperluan layanan bimbingan dan konseling.

4.      Setiap catatan tentang murid hendaknya mudah ditemukan.